Welche Unterlagen werden bei der Eröffnung eines Geschäftskontos benötigt?

Ein eigenes Geschäftskonto braucht jeder Selbstständige oder Freiberufler, sobald das Geschäft einen größeren Umfang erreicht. Für Unternehmen ist es geradezu unerlässlich. Die Eröffnung eines Geschäftskontos funktioniert schnell und reibungslos – vorausgesetzt, die Unterlagen sind vollständig und korrekt.

Welche Unterlagen braucht man überhaupt für die Kontoeröffnung? Hier ein Überblick.

1. Identitätsnachweis – für die Legitimationsprüfung

Bei Konto-Neueröffnungen findet generell eine – gesetzlich vorgeschriebene – Legitimationsprüfung statt. Legitimationsprüfung bedeutet, dass die Bank die Identität der kontoeröffnenden Person feststellt. Die Prüfung erfolgt anhand von geeigneten Legitimationspapieren, aus denen Name, Vorname, Geburtstag, Geburtsort, Staatsangehörigkeit und Wohnadresse hervorgehen. “Geeignet” sind üblicherweise Personalausweis oder Reisepass, nicht dagegen Führerschein, Meldebescheinigungen oder sonstige Ausweise.

2. Schufa-Auskunft – Kontoverhalten in der Vergangenheit

Die Schufa-Abfrage gehört zum Standard bei Geschäftskonto-Eröffnungen. Damit will die Bank gerade bei Neukunden prüfen, ob das Zahlungs- und Kontoverhalten auch bisher korrekt gewesen ist. Negative Schufa-Merkmale führen bei Geschäftskonten regelmäßig zur Ablehnung der Kontoeröffnung. Es gibt einige wenige Angebote am Markt für ein “schufa-freies” Geschäftskonto. Meist holt die Bank die Schufa-Auskunft selbst ein, der Konto-Interessent muss nur seine Einwilligung geben. Das geschieht in der Regel im Rahmen des Kontoantrags.

3. Bonitätsnachweise – wegen des Kontokorrentkredits

In vielen Fällen soll das Geschäftskonto mit einer Überziehungsmöglichkeit ausgestattet werden. Der Kontokorrentkredit – der Dispo-Kredit für Geschäftsleute – ist eine einfache und bequeme Finanzierungsmöglichkeit und im Geschäftsleben gang und gäbe. Für die Einräumung einer Kontokorrentlinie verlangt die Bank entsprechende Bonitätsnachweise – welche das konkret sind, hängt von der jeweiligen Konstellation ab. Üblich sind:

  • Einkommensnachweise (bei Selbständigen/Freiberuflern)
  • BWA’s oder Jahresabschlüsse (bei Unternehmen)
  • der Business Plan (bei Neugründungen)
  • ggf. weitere bonitätsrelevante Unterlagen (z.B. Bürgschaftserklärungen)

Anhand der Schufa-Auskunft und der Bonitätsnachweise bewertet die Bank die Kreditwürdigkeit. Das geschieht heute zum Teil automatisiert über Scoring-Verfahren, bei Geschäfts- und Firmenkunden vielfach auch noch “handisch”. Das Ergebnis bestimmt die Entscheidung, ob und in welcher Höhe eine Kontokorrentlinie auf dem Geschäftskonto eingeräumt wird und zu welchen Konditionen.

4. Unterlagen zur Geschäftstätigkeit – Prüfung der Berechtigung

Weitere Unterlagen zum Geschäftskonto betreffen den Nachweis der Geschäftstätigkeit und der Berechtigung, das Konto als Vertreter einer Gesellschaft eröffnen zu dürfen. Hier werden vor allem bei Geschäftskonten von Unternehmen (Personen- und Kapitalgesellschaften) mehr Unterlagen benötigt als bei Freiberuflern oder Selbständigen. Es findet sozusagen eine erweiterte Legitimationsprüfung statt. Geforderte Unterlagen für das Geschäftskonto in diesem Zusammenhang sind:

  • die Steuernummer (bei Freiberuflern);
  • die Gewerbeanmeldung (bei Gewerbetreibenden);
  • der Handelsregisterauszug (bei Kaufleuten im Sinne des Handelsrechts);
  • der Gesellschafter-Vertrag und die Gesellschafter-Liste (bei Unternehmen in Rechtsformen des Handels- und Gesellschaftsrechts);
  • soweit erforderlich Vertretungsberechtigungen und Vollmachten.

Bei den geforderten Dokumenten genügen Kopien, die ggf. zu beglaubigen sind.

5. Bankformulare und -verträge – für die Beantragung

Last but not least wird bei der Geschäftskonto-Eröffnung auch ein vollständig und korrekt ausgefüllter Kontoeröffnungs-Antrag mit persönlicher Unterschrift benötigt. Wenn schon eine Geschäftsbeziehung mit der Bank in anderer Hinsicht besteht, existiert vielfach ein Kundenstammvertrag. Das ist eine Art Rahmenvertrag, der zusätzliche Geschäftsbeziehungen mit der Bank ohne weitere Formalitäten ermöglicht. Auf die erneute Abfrage von Unterlagen für ein Geschäftskonto kann dann sehr oft verzichtet werden.

Geschäftskonto-Eröffnung – klassisch oder online

Um ein privates Girokonto zu eröffnen, muss man heute meist keine Bank mehr aufsuchen. Die Online-Kontoeröffnung ist hier üblich. Bei Geschäftskonten sieht das zum Teil anders aus. Hier kommt die Eröffnung – persönlich und “vor Ort” – in einer Bankfiliale noch häufig vor. Längst nicht jedes Geldinstitut bietet eine Geschäftskonto-Eröffnung online an. Auch bei Online-Beantragungen müssen die erforderlichen Unterlagen üblicherweise “nachgereicht” werden. Die Legitimationsprüfung – in der Regel per Postident-Verfahren – und die Schufa-Abfrage sind das Minimum.

Fazit

Wenn die Entscheidung steht, bei welchem Institut das Konto geführt werden soll, empfiehlt es sich, auch gleich die benötigten Geschäftskonto-Unterlagen zusammenzustellen. Das ist die beste Gewähr, dass die Kontoeröffnung reibungslos funktioniert und das Geschäftskonto kurzfristig “in Betrieb” gehen kann.

Wann ist ein Geschäftskonto Pflicht?

Wann ist ein Geschäftskonto Pflicht?Ein Geschäftskonto dient der Abwicklung des laufenden geschäftlichen Zahlungsverkehrs. Das Geschäftskonto funktioniert dabei wie das private Girokonto.

Mancher Selbständige fragt sich daher? Muss ich überhaupt ein eigenes Geschäftskonto haben oder kann ich nicht mein “normales” Girokonto als Geschäftskonto nutzen?

Das hat einen guten Grund: Banken differenzieren bei Geschäftskonten und Girokonten hinsichtlich der Konditionen. Beim Girokonto ist die Kontoführung zum Teil immer noch kostenlos oder mit niedrigen Gebühren verbunden.

Beim Geschäftskonto muss man schon noch günstigen Angeboten suchen. Außerdem sind aus Bankensicht die “Freiheitsgrade” bei Geschäftskonten bezüglich der Geschäftsbedingungen größer. Bei privaten Girokonten muss die Bank dagegen mehr Vorschriften – zum Beispiel bezüglich des Verbraucherschutzes – beachten.

Keine gesetzliche Pflicht für Geschäftskonto

Grundsätzlich gilt: es gibt keine gesetzliche Regelung, die Freiberufler oder Selbständige zur Führung eines “Extra”-Geschäftskontos zwingt. Eine Verpflichtung besteht de facto nur für Kapitalgesellschaften (GmbH, UG, AG, KGaA, eG, eV). Sie sind juristische Personen und daher eigenständig rechts- und geschäftsfähig. Die Geschäftsfähigkeit funktioniert in der Praxis aber nur, wenn auch ein eigenes Geschäftskonto existiert. Ein privates Girokonto ist hier nicht möglich.

Manche Banken verlangen Geschäftskonto bei Selbständigkeit

Will ein Selbständiger oder Freiberufler ein Konto eröffnen, das primär für geschäftliche Zwecke dienen soll, verweisen viele Institute automatisch auf das Geschäftskonto. Bei Kleinunternehmern, Nebenerwerbs-Selbständigen oder Kleingründern ist man oft großzügiger. Das gilt auch bei schon länger bestehenden Kontoverbindungen. Wenn ein Girokonto dann zusätzlich als Geschäftskonto genutzt wird, akzeptiert die Bank das in vielen Fällen. Es kommt dabei auch auf die Nutzungs-Intensität und die Geschäftspolitik des jeweiligen Instituts an.

Führung eines Geschäftskontos oft sinnvoll

Unabhängig davon ist es häufig zweckmäßig, geschäftlichen und privaten Zahlungsverkehr zu trennen und neben dem Privatkonto ein Geschäftskonto zu führen. Dafür sprechen vor allem folgende Gründe:

  • auf dem Geschäftskonto erscheinen ausschließlich geschäftliche Einnahmen und Ausgaben;
  • es ist eine einfachere geschäftsbezogene Zahlungsübersicht und Belegsortierung möglich;
  • mit einem Geschäftskonto gelingt die Nachweispflicht gegenüber dem Finanzamt leichter;
  • bei Geschäftskonten sind oft Unterkonten möglich. Die Transparenz der Geschäftsvorgänge steigt dadurch zusätzlich.

Die Einrichtung eines Geschäftskontos mag juristisch nicht zwingend sein. Sie ist aber vielfach aus wirtschaftlich-organisatorischen Gründen geboten, wenn die Selbständigkeit als Haupterwerb betrieben wird und regelmäßig in größerem Umfang zahlungswirksame Geschäftsvorgänge anfallen.

Weitere Informationen:
» Geschäftskonto Vergleich